Sinulla ei voi olla noin paljoa salaisuuksia

Esihenkilöni kaivoi firman Slackin statistiikkaa esiin lähestyvän vuodenvaihteen kunniaksi ja julkaisi valittuja paloja siitä yleisellä kanavalla, kuten eniten viestejä lähettäneet ihmiset ja suosituimmat kanavat.

Yksi statistiikoista kuvasi viestityyppien määrää: kuinka monta viestiä on lähetetty yleisille kanaville (kenen tahansa työntekijän luettavissa), yksityisille kanaville (kenen tahansa kanavan jäsenen luettavissa) ja yksityisviesteinä (vain vastaanottajan / vastaanottajien luettavissa).

Yksityisviestien määrä oli noin 85 % kaikista viesteistä. Ja se on ongelma.

Sota yksityisviestejä vastaan

Olen jo vuosia ollut avoimessa sodassa yksityisviestejä vastaan. Kerron toistuvasti kanssani asioiville kollegoille, että tämä(kin) asia kannattaisi keskustella läpi jollakin yleisellä kanavalla, jotta muutkin saavat tiedon samalla ja avoimuus säilyy.

Usein, kun minulle lähettää kysymyksen yksityisviestinä, vastaan siihen julkisessa kanavassa. Erityisesti koitan aina esittää tyhmimmät kysymykseni - ja niitä on paljon - julkisissa kanavissa, koska se luo turvallisuuden tunnetta myös muille: täällä voi kysyä myös tyhmiä.

Sanon aina, että mikäli huomaat olevasi lähettämässä yksityisviestiä, kysy itseltäsi, mitä salaista tässä viestissä on? Jos siinä todella on jotain salaista (ihmisten yksityisiä asioita, terveystietoja, liikesalaisuuksia, jne.), viestin yksityisyys on perusteltavissa. Muuten sen voi julkaista yleisellä kanavalla.

Mikä yksityisviesteissä on sitten vikana?

Yleisellä tasolla yksityisviestit ovat pääosin

1. tarpeettomia
2. tehottomia

Tarpeettomia ne ovat siksi, ettei viesti usein sisällä mitään yksityistä. Yllättävän usein se sisältää paljonkin yleistä, ja kaikki olisivat hyötyneet siitä, että keskustelu olisi avattu kanavalla, jossa kaikilla on mahdollisuus lukea ja halutessaan osallistua keskusteluun.

Tehottomia yksityisviestit ovat monellakin tapaa:

• ne synnyttävät rikkinäinen puhelin -efektiä: usein yksityisviestillä kysytään jotain, jonka vastaanottaja joutuu selvittämään toisella tai jopa useammalla yksityisviestillä, ja sen jälkeen raportoimaan takaisin alkuperäiseen yksityisviestiin
• ne eivät ole koko organisaation haettavissa: yksityisviestejä voivat hakea vain keskustelun osallistujat, jolloin kerran välitetty tieto jää muilta piiloon
• ne eivät ole loogisessa paikassa: jos muistat hämärästi, että olet saanut neuvoja vaikkapa Linux-konfiguraatioon liittyen viime viikolla, mutta et muista keneltä, voisit mennä vaikkapa yrityksesi Slackin #linux-kanavalla ja olla melko varma, että tieto löytyy sieltä
• ne hajauttavat monen ihmisen keskustelun siiloihin, mikä tekee tiedon tarkistamisesta jälkikäteen työlästä
• ne eivät ruoki avointa ja keskustelevaa kulttuuria

Miksi yksityisviestit ovat niin suosittuja?

Yksityisviestit ovat helppoja, koska niissä on vähän riskejä:

• lähettäjä ei altista itseään suuremman joukon kritiikille
• ei tarvitse pohtia, onko tämä oikea kanava tälle viestille (tosin yksityisviesti on minun mielestäni liki aina väärä kanava, joten…)
• ei tarvitse pohtia viestin muotoilua niin paljoa

Ymmärrän kaikki nämä näkökulmat, ja näiden takia meidän kaikkien täytyy aktiivisemmin kannustaa ja vaatia läpinäkyvämpää ja avoimempaa viestintäkulttuuria, ja omalta osaltamme luoda turvallisuuden tunnetta viestintäalustoillamme.

Suurin mahdollinen synti

Isoin synti Slackin maailmassa on ryhmäyksityisviestit, jossa voi siis lähettää yksityisviestin vaikkapa kolmelle tai seitsemälle tai yhdeksällesadalle ihmiselle. Paitsi että tämä on edellä mainituista syistä useimmiten tarpeetonta ja tyhmää ja niin edelleen, se on Slackin teknisten ratkaisujen vuoksi melko lähellä työpaikkakiusaamista.

Slackin ryhmäyksityisviestit jäävät nimittäin roikkumaan sivupalkissa käytännössä ikuisesti, koska niistä ei monissa Slack-ympäristöissä voi poistua lainkaan. Jos sinut lisätään yksityisviestiryhmään, jossa keskusteltava asia ei kosketa sinua lainkaan, et voi tehdä muuta kuin sulkea keskustelun, ja se ilmestyy takaisin heti kun ryhmään kirjoitetaan. Toisin kuin kanavilla, yksityisviestiryhmistä ei voi poistaa muita. Kerran luotu ryhmä elää omaa elämäänsä.

Emmekö me huku infoähkyyn jos kaikki on julkista?

Monesti kuultu julkisten julkaisujen vasta-argumentti on se, että jos kaikki keskustelut käydään julkisissa kanavissa, me hukumme informaatioon ja tärkeät viestit menevät meiltä ohi. Tämä ei ole uskottava argumentti, sillä:

• jos katsoo, että jonkun on huomattava tämä viesti, hänet voi tägätä siihen
• suurin osa keskusteluista käydään joka tapauksessa viestien alaketjuissa eli threadeissa, joten kanavalle tuleva tavaramäärä ei lopulta ole erityisen iso
• jos näet toistuvasti itsellesi epärelevanttia sisältöä, se on erinomainen merkki siitä, että on aika poistua kanavalta - ylimääräiset, keskusteluun osallistumattomat hang-a-roundit heikentävät joka tapauksessa läsnäolollaan kanavan turvallisuutta ja kotoisuutta
• olet tietotyöläinen; sinun pitäisi pystyä suodattamaan kohtuullisesta tekstimassasta itsellesi relevantti sisältö

”Tämä ei ole relevanttia muille!”

Häkellyttävän yleinen argumentti yksityisviestien puolesta on, että tämä tieto on merkityksellistä vain tälle henkilölle, jolle sen lähetän.

Huomaatko useinkin tekeväsi päätöksiä muiden, isoissa firmoissa jopa tuntemattomien ihmisten puolesta siitä, mikä on heille relevanttia ja mikä ei? Haluat ehkä pohtia hetken aikaa, oletko sinä varmasti oikea ihminen tekemään näitä päätöksiä muiden puolesta.

Etenkin, jos Slackinne käytössäännöt on kaikilla hallussa, keskustelu on jaettu sopivalla tarkkuudella teeman mukaisille kanaville, ja kanavilla roikkuvat vain ne henkilöt, jotka noin lähtökohtaisesti pitävät relevanttina kaikkea kanavalla pyörivää dataa.

Ja erityisesti silloin, kun sinun pitäisi kysyä “tyhmä” kysymys, muista, että julkinen kanava on ainoa oikea paikka sille, vaikka tietäisit, että vain yksi ihminen on siihen vastaava. Muut pohtivat ehkä samaa, ja vaikka eivät pohtisikaan, sinun valmiutesi asettaa itsesi näytille kaikkine tyhmine kysymyksineen tekee sinusta inhimillisen kollegoittesi silmissä ja nostaa muiden turvallisuuden tunnetta merkittävästi.

Enkö saa koskaan käyttää yksityisviestejä?

Yksityisviesteille on ehdottomasti paikkansa, mutta ne ovat rajalliset:

• palkka- ja terveystiedot ynnä muut selvästi yksityiset asiat
• konfliktien ratkaisut ynnä muut, joissa julkinen keskustelu voisi heikentää tilannetta ennen sen parantamista
• henkilökohtainen palaute

Täytyy tosin sanoa, että kaikille näille kasvoikkain käytävä keskustelu on todennäköisesti parempi vaihtoehto, joskin ymmärrän, ettei se ole aina ja kaikille mahdollista.

Pitääkö minun tämäkin hoitaa?

En haluaisi sysätä tätä(kin) parannusta yksilöiden vastuulle, mutta osin joudun sen tekemään: meidän kaikkien on muututtava, jotta me voimme parantaa tilannetta. Silti sanottakoon, että esihenkilöillä ja kanavien “omistajilla” on erityisen suuri vastuu tästä: teidän tulee vaatia, että kanavan teeman ympäriltä käytävä keskustelu käydään kanavalla yksityisviestien sijaan, ja että kanavalla ovat mukana (ja toivottavasti äänessä) relevantit ihmiset, eivät muut.

Olen myös pohtinut, että tähän olisi varmasti hoidettavissa teknisellä ratkaisulla, esimerkiksi:

• yksityisviesteille on päivittäinen / viikoittainen limiitti, jonka loputtua ei ole enää vaihtoehtona kuin kanaville kirjoittaminen
• yksityisviestien toimittamisessa on muutaman tunnin viive, jolloin niiden käyttö muuttuu vähemmän houkuttelevaksi

Tiivistettynä

Kun huomaat kirjoittavasi firman Slackissa yksityisviestiä, kysy itseltäsi: “mitä salaista tässä viestissä on?” Jos et pysty uskottavasti vastaamaan muuta kuin “ei mitään”, käytä jaettua kanavaa, ei yksityisviestiä.